Los 15 mejores consejos de Cool Outlook for iOS para usarlo como un profesional

Microsoft tiene una asombrosa capacidad para crear constantemente aplicaciones móviles increíbles. A menudo hace que te preguntes cómo es posible que hayan estropeado Windows Phone, ¿verdad?Y no es de extrañar que Outlook para iOS no sea una excepción.

Si el estéril conjunto de características de la aplicación nativa de Apple Mail ya no le sirve, entonces Outlook debería ser un soplo de aire fresco. Ya sea que se trate de configurar respuestas automáticas o programar los correos electrónicos recibidos para más tarde, la aplicación de correo electrónico de Microsoft simplemente rompe el molde.

Debido al gran número de características incorporadas, las cosas pueden llegar a ser abrumadoras. Por ejemplo, ¿qué demonios es Focused Inbox? ¿O puedes incluso realizar una respuesta normal? Si acaba de instalar Outlook para iOS, seguramente se confundirá.

Afortunadamente, todo lo que se necesita es un poco de investigación para familiarizarse con esta increíble aplicación y domarla de la manera en que usted quiere que funcione. Y estos ingeniosos consejos deberían ayudarte a hacerlo aún más rápido.

1. Entrena tu bandeja de entrada enfocada

La bandeja de entrada enfocada es molesta. Al menos lo es, la primera vez que inicia Outlook para iOS. Pero una vez que te familiarizas con el funcionamiento de la cosa, es simplemente fenomenal.

Considéralo como una especie de filtro que sólo muestra los mensajes importantes. La aplicación utiliza varios algoritmos de aprendizaje automático para una serie de cosas, como las respuestas y la frecuencia de los mensajes, para determinar lo que aparece en ella con el tiempo.

Por supuesto, la Bandeja de Entrada Enfocada no es perfecta y verás correos electrónicos inútiles colándose en ella de vez en cuando. O peor aún, encontrará correos electrónicos importantes relegados a la Otra Bandeja de Entrada.

Afortunadamente, puede acelerar la velocidad de aprendizaje de la aplicación clasificando manualmente los correos electrónicos clasificados incorrectamente.

Para ello, abra un correo electrónico, puntee en el icono de Elipsis Horizontal en la esquina superior derecha de la pantalla y, a continuación, puntee en Mover a otra bandeja de entrada o en Mover a la bandeja de entrada enfocada, dependiendo de la bandeja de entrada a la que desee que lleguen correos electrónicos similares en el futuro.

Después de hacer esto por un tiempo, debería encontrar una experiencia muy «enfocada» con sus correos electrónicos entrantes.

2. 2. Modificar las notificaciones por defecto

Acabas de aprender a entrenar a la Bandeja de Entrada Enfocada para que funcione mejor. Pero, por supuesto, te gustaría saber al menos que también tienes correo nuevo en tu Otra Bandeja de Entrada. Y considerando que Outlook para iOS puede potencialmente categorizar erróneamente el correo electrónico importante de los contactos recién agregados, siempre es mejor mantenerse al tanto.

De forma predeterminada, la aplicación sólo proporciona notificaciones push para la Bandeja de entrada enfocada. Sin embargo, también puede recibir notificaciones similares para el correo que recibe en la Otra bandeja de entrada.

Comience tocando el icono con forma de hamburguesa en la esquina superior izquierda de la pantalla.

En el menú que aparece, toque el icono de Configuración con forma de diente.

Ahora se encuentra en el panel de ajustes. Desplácese hacia abajo hasta la sección Correo y luego puntee Notificaciones.

En la pantalla Notificaciones de correo, puntee en Buzones de entrada enfocados y otros.

Ahora debería recibir notificaciones push para todos los correos electrónicos que reciba.Por supuesto, también puede elegir deshabilitar las notificaciones push – toque Ninguno – si desea confiar únicamente en los iconos y sonidos de las tarjetas de identificación.

Consejo: Outlook te permite personalizar completamente la configuración de la notificación por separado para cada cuenta de correo electrónico que añadas.

Y hablando de sonidos, puedes modificar las notificaciones de sonido predeterminadas tanto para los correos entrantes como para los salientes, directamente desde la pantalla de Notificaciones de correo.

3. 3. Programar el correo electrónico recibido para más tarde

¿Tienes un correo electrónico importante del trabajo? En lugar de simplemente leer y olvidarse de todo el asunto después, Outlook tiene una ingeniosa característica llamada programación de correo electrónico que le permite recibir el mismo correo electrónico en un momento posterior.

¿Qué tal hoy después del almuerzo? ¿O tal vez mañana cuando llegues al trabajo?No es un problema.Vamos a cambiar la forma en que usted puede recibir un correo electrónico más tarde.

Después de abrir el correo electrónico, puntee en el icono de Elipsis Horizontal en la esquina superior derecha de la pantalla y luego seleccione Programar.

Si es la primera vez que lo hace, debe crear una carpeta para guardar temporalmente los correos electrónicos programados. Una vez que lo haga, simplemente seleccione una hora preestablecida – o establezca su propia hora – y luego toque Programar.

Eso es todo.Ahora debería recibir el mismo correo electrónico en su bandeja de entrada a la hora especificada. Ya no tendrás que preocuparte por olvidarte de cosas o por atascar tu lista de tareas. Y por supuesto, no más excusas.

Nota: Una vez que programes un correo electrónico, no lo encontrarás en tu bandeja de entrada hasta que lo recibas a la hora programada. Por supuesto, todavía puedes acceder a él a través de la carpeta que has creado para almacenar tus correos electrónicos programados.

4. 4. Habilitar las respuestas automáticas

La programación de correo electrónico es una característica muy buena para tener. Pero, ¿qué pasa si está de vacaciones – o simplemente descansando en casa – y no quiere ocuparse de ningún asunto inmediato en el trabajo? Solución: respuestas automáticas.

Sólo establezca una respuesta automática con cualquier razón o excusa que le venga a la mente. Y entonces, cualquiera que le envíe un correo electrónico recibirá una respuesta automática inmediatamente. Para ello, selecciona tu cuenta de correo electrónico en la sección Cuentas de la Configuración de Outlook.

En la pantalla siguiente, puntee en Respuestas automáticas.

Active el interruptor situado junto a Respuestas automáticas y añada su respuesta. Outlook para iOS debería usarlo ahora para responder automáticamente a cualquier correo electrónico entrante.

Nota: Simplemente deshabilita el interruptor junto a las respuestas automáticas cuando quieras dejar de usar la función.

5. 5. Realizar respuestas normales

Outlook para iOS es muy intuitivo, pero sólo hay un fallo importante que puede volver loco a cualquiera. Si has usado la aplicación por un tiempo, te habrás preguntado dónde diablos está el botón de respuesta, ¿verdad? Outlook utiliza una función de respuesta rápida por defecto que a veces no funciona, especialmente cuando se trata de añadir direcciones CC o CCO a tus respuestas.

Afortunadamente, la aplicación tiene una opción de respuesta completa. Sin embargo, está oculta.

Después de abrir un correo electrónico, puntee en el icono de Elipsis Horizontal bajo la etiqueta de tiempo.Hay otro icono similar en la parte superior de la pantalla. Así que no te confundas.

Y ahí lo tienes.

Mientras que el proceso de pensamiento detrás de Respuesta Rápida es bastante bueno, Microsoft debería haber hecho la opción de Respuesta estándar un poco más visible. Aquí está la esperanza de que Microsoft aborde eso en una futura actualización.

6. 6. Cambiar las acciones predeterminadas de barrido

Las acciones predeterminadas de «swipe» para los correos electrónicos recibidos son bastante aburridas – ¿quién quiere realmente programar y archivar todo el tiempo? Si quieres una funcionalidad diferente con las acciones de deslizamiento a la izquierda y a la derecha, Outlook for iOS te permite modificarlas fácilmente.

Empiece dirigiéndose al panel de configuración de Outlook. Una vez dentro, puntee en Opciones de banda magnética.

Ahora debería ver dos opciones: Pase a la derecha y pase a la izquierda.

Pulse sobre uno de ellos y podrá seleccionar un grupo de acciones a las que podrá cambiar – Marcar como leídas, eliminar, marcar, etc.

O si quiere evitar cualquier acción accidental de golpeteo, sólo tiene que tocar Ninguno.

7. 7. Tiempo para salir

¿Le gustaría recibir recordatorios cuando se acerque a eventos importantes del calendario? Y no sólo las notificaciones regulares, sino las que tienen en cuenta su ubicación actual, los tiempos de tránsito y el tráfico circundante, para que pueda llegar a donde quiera con suficiente tiempo en la mano? Bueno, eso es bastante sencillo gracias a la función «Tiempo de espera» de Outlook para iOS.

Nota: Esta función sólo está disponible para las cuentas de Outlook.com, Office 365 y Gmail.

Una vez que habilites la opción «Hora de irse» para tu cuenta de correo electrónico a través del panel de configuración, espera recibir notificaciones push en el momento más óptimo para llegar a los eventos programados.

Y para su conveniencia, Time To Leave incluso saca un mapa para usted, completo con las direcciones del evento. Un material bastante guay, ¿eh?

8. Cambiar su navegador por defecto

iOS es muy firme cuando se trata de mantener a Safari como el navegador predeterminado para ver páginas web dentro de las aplicaciones del iPhone y el iPad. Pero Outlook para iOS te permite cambiar eso.

Si quieres utilizar Chrome o el navegador móvil Edge de Microsoft, puedes cambiar el navegador predeterminado que utiliza Outlook para abrir los enlaces del correo electrónico recibido.

Para ello, puntee Abrir enlaces con en la pantalla de Configuración de Outlook.

Ahora, sólo es cuestión de seleccionar su navegador favorito.

9. 9. Diferentes aplicaciones para direcciones

Por lo tanto, usted cambió el navegador por defecto, pero ¿qué pasa con el servicio de mapeo que Outlook para iOS utiliza por defecto? Si no te gusta usar Apple Maps en Google Maps, también puedes cambiar eso. Y si vives fuera de los Estados Unidos, entonces deberías hacerlo.

Para ello, vaya al panel Configuración y luego puntee en Abrir indicaciones con.

Ahora puede seleccionar una aplicación de terceros como Google Maps o Waze.

10. Cambiar la firma predeterminada de Outlook

Para una aplicación de correo electrónico importante, la firma predeterminada que aparece en sus correos electrónicos enviados es simplemente ridícula. Obtener Outlook para iOS? ¡Vamos, Microsoft!

Para poner algo mejor, puntee en Firma en la pantalla Configuración.

Ahora puede agregar su nombre, profesión o lo que sea que deteste escribir cada vez que envía un correo electrónico.

Honestamente, cualquier cosa debería funcionar en lugar de ese estúpido anuncio de Outlook, ¿verdad?

11. Aumentar la seguridad

¿Qué pasa si alguien te tira un rápido en ese breve momento mientras la pantalla de tu iPhone está desbloqueada? Si a menudo recibes correo electrónico personal o altamente sensible, entonces considera la posibilidad de añadir una capa extra de seguridad a Outlook para iOS.

En la pantalla de Configuración, debe tener una opción etiquetada como Touch ID o Face ID.

Sólo tienes que activarlo y Outlook para iOS estará ahora protegido contra el acceso no autorizado.

12. 12. Encendido con complementos

Outlook para iOS está repleto de funcionalidades y también te permite condimentar aún más las cosas al conectar complementos. Ya sea que transfieras directamente un mensaje a Evernote o respondas a alguien con un GIF, estos complementos hacen que el correo electrónico sea muy divertido.

Para acceder a los complementos disponibles, simplemente pulse Complementos en la pantalla Configuración.

¿Ves algo útil?Sólo tienes que tocar el icono «+» que aparece junto a él para activar el complemento al instante.

Los complementos habilitados se enumeran por orden alfabético y se puede acceder a ellos pulsando el icono de la elipse horizontal bajo la etiqueta de tiempo de un correo electrónico recibido.

13. 13. Habilitar el Widget de Outlook

Time to Leave puede salvarle el día. Pero, ¿no le gustaría hacer un seguimiento de los próximos eventos con mucha anticipación para planificar en consecuencia? Entonces debería habilitar el widget de Outlook.

Para ello, simplemente pulse el icono Editar en la pantalla de inicio más a la izquierda.

A continuación, pulsa el botón «+» delante del icono de Outlook para que el widget de Outlook aparezca en tu pantalla de bloqueo. Ahora deberías ver los próximos eventos en el widget, ahorrando así una considerable cantidad de tiempo que de otra forma se gastaría en comprobar manualmente el calendario de Outlook.

14. 14. Buscar cuentas para cualquier cosa

Outlook para iOS es una bestia cuando se trata de buscar cosas. Además, a diferencia de la aplicación iOS Mail, Outlook te permite encontrar cualquier cosa, ya sea correos electrónicos, archivos adjuntos o contactos, prácticamente en un abrir y cerrar de ojos. También escanea todas las cuentas de correo electrónico agregadas para buscar cosas relevantes, lo cual es increíblemente útil cuando no tienes idea de dónde necesitas empezar a buscar primero.

Entonces, ¿cómo lo haces? ¿Ves el icono de búsqueda en la parte inferior de la pantalla? Simplemente tócalo para empezar.

A continuación, introduzca su consulta y Outlook debería extraer todos los elementos coincidentes inmediatamente. Para filtrar los mensajes de correo electrónico con archivos adjuntos, toca ese pequeño interruptor etiquetado como «Attachments» a la derecha de la pantalla.

15. 15. Dar a conocer su disponibilidad

No a todo el mundo le gusta confiar en calendarios sincronizados o RSVPs para programar reuniones. ¿Qué pasa si un cliente potencial de negocios – o cualquier otra persona – quiere reunirse con usted de la manera tradicional?

En lugar de andar a tientas y mezclar potencialmente sus fechas y horas, Outlook para iOS tiene una ingeniosa función que le ayudará en esos casos.

¿Ves ese pequeño icono de calendario cuando escribes o respondes un mensaje? Simplemente tócalo y selecciona Enviar disponibilidad.

El calendario de Outlook debería entonces iniciarse. Sólo tienes que tocar en las franjas horarias que quieres seleccionar y deberías verlas insertadas directamente en el cuerpo del correo electrónico.

Muy conveniente, ¿verdad?

Tiempo para liberar Outlook para iOS

Bueno, eso es todo. Es hora de empezar a usar Outlook para que el iOS sea la envidia de todos. Por supuesto, todavía deberías encontrar un montón de otras opciones útiles dentro de la aplicación. Outlook no dejará de sorprenderte en ningún momento, así que no dejes de experimentar.